La matriz de Eisenhower

Aunque no la he encontrado bautizada con este nombre la he querido bautizar yo así a partir de como se dice que Eisenhower organizaba su carga de trabajo. Aquí me gustaría describirla y adaptarla a las tareas de dirección técnica de una compañía. En resumen, lo que nos dice es que tenemos que centrar nuestros esfuerzos en lo que consideramos importante, y teniendo en cuenta que lo que consideramos importante es lo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos. En una dirección técnica esto implica proporcionar a la organización las herramientas necesarias para la consecución de sus objetivos.

La matriz expone cuatro cuadrantes, tal y como se muestran en la figura, dependientes de dos dimensiones: la urgencia y la importancia.

El significado de los cuadrantes es:

* Alta importancia, alta urgencia: Esta tarea la tienes que hacer ya, no la puedes dejar para después, no la puedes delegar.

* Alta importancia, baja urgencia: Esta tarea la tienes que planificar para hacer en el momento que puedas dedicarle el tiempo necesario. Es importante que el desarrollo de lo planificado no se vea interrumpida, por lo que es importante que tengas en cuenta el volumen de tareas HAZ que sueles recibir para hacer una planificación realista y no la deseada.

* Baja importancia, alta urgencia: Esta tarea no puede ocupar tu tiempo, la debes delegar.

* Baja importancia, baja urgencia: Pospón esta tarea hasta que o bien gane importancia, o bien gane urgencia, o bien las colas de hacer y delegar se vacíen. Probablemente son tareas que a la larga ni siquiera tienes que hacer, pues son intereses del momento y no necesidades a largo plazo.

Aunque ambas medidas (importancia y urgencia) son tremendamente subjetivas (lo que significa que para cada cual lo suyo es lo más importante y más urgente), tratar de colocar las tareas en esta matriz es un ejercicio que permite al menos relativizar la subjetividad ligándola a las propias tareas. Así pues, a partir de una lista de tareas todas ellas importantes y urgentes, consiste en ponerlas sobre los diferentes cuadrantes de manera ordenada y comparada con las tareas ya puestas en la matriz. Y además, reordenando en cada paso para tener una visión coherente de conjunto.

Una vez confeccionada la matriz, un simple vistazo nos ayuda a planificar mejor nuestro tiempo, a dedicar los esfuerzos oportunos a cada tarea y a centrar la atención en una tarea cada vez. Es interesante tener en cuenta que a veces, tareas pequeñas pueden ser eliminadas de esta matriz aunque no estén en el punto de máxima prioridad, puesto que su eliminación relajará la carga de trabajo que sentimos. También es importante que esta matriz sea compartida por los interesados para que la ordenación sea consensuada. Algo complicado si se mira el interés propio en lugar del bien común, cosa que suele suceder cuando no se tiene visión global y algo para lo que esta matriz es idónea.